Als je een accountancy-omgeving voor jouw kantoor hebt aangemaakt, dan kun je vervolgens eenvoudig accounts voor al jouw klanten aanmaken. Dat kan al binnen 1 minuut!
Daarom leggen we je hieronder uit:
-
hoe je een account aanmaakt op basis van een administratie in Twinfield,
-
welke instellingen je kunt kiezen bij een klantaccount,
-
hoe je een abonnement activeert voor de klant.
Accounts aanmaken voor klanten
Let op: Het is niet nodig om vooraf een debiteur/relatie in Twinfield aan te maken. Bij het aanmaken van een nieuw klantaccount in Workspace wordt er automatisch een nieuwe relatie aangemaakt, die vervolgens met Twinfield gesynchroniseerd wordt. Heb je nog geen nieuwe debiteur/relatie in Twinfield aangemaakt, ga dan naar stap 4.
Heb je al een nieuwe debiteur/relatie in Twinfield aangemaakt, dan kun je als volgt te werk gaan:
- Ga naar Boekhouding links in het hoofdmenu:
- Open het tabblad Koppeling:
- Klik op Importeren relaties en klik in de pop-up op Uitvoeren:
Volg daarna onderstaande stappen:
- Ga naar Beheerder > Accounts in het hoofdmenu, klik rechtsboven op Nieuw account en kies vervolgens voor Nieuwe klant aanmaken:
- Klik op de groene plus achter de gewenste administratie:
- Selecteer in het veld Nieuwe relatie de juiste relatie (alleen als je vanuit Twinfield relaties hebt geïmporteerd) en voer de rest van de velden in (er zullen automatisch zo veel mogelijk gegevens worden ingeladen, eventueel d.m.v. onze KvK-koppeling):
Klik hier voor de toelichting op alle invulvelden.
Instellingen bij een klantaccount
Bekijk en wijzig eventueel de instellingen op het tabblad Instellingen:
Toelichting op de invulvelden:
-
- Relatie code: Vink dit aan als je de relatiecodes van het boekhoudpakket wilt synchroniseren met Workspace.
- Gebruikers: Vink dit aan als de klant zelf gebruikers mag aanmaken en wijzigen.
- Abonnement: Vink dit aan als de klant zelf het abonnement mag beheren.
- Factuurverwerking: Vink dit aan als de klant zelf (ook) facturen mag verwerken via Scan & Herken.
- Financiële rapportages: Vink dit aan als de klant zelf financiële rapportages mag genereren in Workspace.
- Extra gebruikers: Vink dit aan als extra gebruikers binnen het klantaccount gratis zijn voor de klant en dus voor jouw rekening komen.
Bekijk en wijzig daarna eventueel de instellingen op het tabblad Boekhoudkoppeling:
Toelichting op de invulvelden:
-
- Afletteringen: Vink dit aan als je afletteringen uit het boekhoudpakket wilt synchroniseren met Workspace. Er kunnen dan binnen Workspace geen betalingen beheerd en mutaties verwerkt worden.
- Automatisch: Selecteer hier Direct als facturen binnen enkele minuten gesynchroniseerd moeten worden, selecteer Eerstvolgende nacht als facturen de eerstvolgende nacht gesynchroniseerd moeten worden en kies Uitgeschakeld als je facturen handmatig wilt markeren om te synchroniseren.
- Bijlagen: Vink dit aan als je bijlagen (facturen) ook wilt zien in het boekhoudpakket. Het is hiervoor ook nodig om in het boekhoudpakket bepaalde instellingen te activeren.
- Synchroniseren: Vink dit aan als je wilt dat bankmutaties automatisch elke ochtend in het klantaccount worden geïmporteerd. Let op: dit is alleen mogelijk bij een koppeling met Twinfield en het tijdstip waarop de mutaties binnenkomen is ook afhankelijk van hoe laat deze bij Twinfield geïmporteerd worden.
- Conceptbetalingen: Vink dit aan als je niet wilt wachten tot een boeking definitief is voordat de betaling gesynchroniseerd wordt met Workspace.
- Volledige import: Vink dit aan als je naast alle relaties ook alle btw-tarieven en grootboekrekeningen in één keer wilt synchroniseren met Workspace.
Accounts aanmaken voor klanten
Activeer het gewenste abonnement voor de klant op het tabblad Modules:
Toelichting op de invulvelden:
Plaats een vinkje bij de onderdelen die je voor de klant wil activeren. Neem je de kosten voor je rekening (of bereken je ze door), plaats dan ook een vinkje bij Gratis.
Let op: Als je het pakket Service wilt activeren, dan is het beter om dit niet via bovenstaande route te doen. Ga in plaats daarvan ná het aanmaken van het klantaccount naar Beheerder > Modules en zoek de klant op. Klik op het vergrootglas en klik in volgende scherm op het menu achter Service om direct te kiezen voor Betaald activeren:
Op deze manier voorkom je dat een proefperiode verloopt en de klant niet verder kan.
Account toevoegen aan accountancy-omgeving
- Klik op het groene vinkje rechts bovenaan om het account toe te voegen. Daarna wordt je gevraagd om t.b.v. de audit trail in te loggen met de gegevens van de Twinfield-gebruiker.
- Klik vervolgens in de pop-up op Controleren als de koppeling succesvol is afgerond.
- Ga naar het overzicht door in het submenu links op Accounts te klikken om te zien dat het account is toegevoegd.
- Klik de zojuist toegevoegde klant aan en verstuur met het groene icoon rechtsboven eenvoudig de inloggegevens.