Je hebt bonnen of facturen geupload, doorgestuurd via e-mail of ingescand met de mobiele app. Nu is het tijd om ze in te boeken. Je kunt dat uiteraard direct doen, maar je kunt de facturen natuurlijk ook eerst controleren en ze daarna inboeken. Daar bieden we uitgebreide mogelijkheden voor! Met onze geavanceerde interface is facturen inboeken een fluitje van een cent!
Hieronder leggen we je uit hoe:
-
het factuuroverzicht is opgebouwd,
-
je factuurinformatie kunt aanvullen en dit proces kunt pauzeren,
-
je elementen kunt toewijzen aan een relatie en de KvK kunt doorzoeken,
-
het systeem dubbele facturen herkent,
-
je boekingsregels kunt toevoegen en toepassen,
-
je projecten kunt koppelen, je artikelbeheer en je voorraad direct kunt bijwerken.
Liever een video bekijken over het controleren en boeken van facturen?
Opbouw van het factuuroverzicht
Open Factuurverwerking vanuit het hoofdmenu om het overzicht van de facturen te zien die herkend zijn:
Hieronder lees je wat de verschillende elementen in het overzicht betekenen:
- Bovenaan vind je de balk waarmee je facturen kunt uploaden.
- De verwerking van de factuur is toegewezen aan deze medewerker.
- Hier zie je de verschillende statussen: Bezig, Niet herkend, Herkend of Mislukt (in dit laatste geval kun je herstarten door op het hamburgermenu te klikken).
- Een groene ster voor een relatie betekent dat er een nieuwe relatie is herkend.
- Oranje tekst wil zeggen dat dit gedeelte niet is herkend.
- Met het groene vinkje kun je geselecteerde facturen in één keer goedkeuren en verwerken.
- De alerts geven aan welke gegevens ontbreken op een factuur, of er een nieuwe crediteur/debiteur is aangemaakt en of het een dubbele factuur betreft.
Als je de facturen niet wilt controleren, dan kun je ze uiteraard in één keer inboeken. Je doet dat door de gewenste facturen aan te vinken (of allemaal tegelijk door het vinkje te plaatsen achter Toegewezen) en rechts bovenin op Verwerken te klikken.
Bekijk hier ook een video over de opbouw van bovenstaand overzicht:
Factuurinformatie aanvullen
Wil je de factuur eerst controleren en aanvullen voordat je deze inboekt, klik dan de betreffende factuur aan in het overzicht.
Je ziet daar links de algemene factuurinformatie en rechts het document met daarboven de verschillende factuurregels:
Periode en betaalbatch
Links bovenaan beginnen we met belangrijke informatie voor het boekhoudpakket, namelijk de Periode en de mogelijkheid om de factuur in een Betaalbatch (in Twinfield) mee te nemen.
Let op: Je ziet hier geen vinkje om aan te geven of het een creditfactuur betreft. Dit wordt namelijk op de achtergrond automatisch aangegeven.
Totaalbedrag-controle
Vervolgens zien we het Totaalbedrag, dat uiteraard bestaat uit de som van de losse factuurregels. Je kunt dit bedrag zelf wijzigen bovenaan de factuur.
Je ziet dat er dan een alert verschijnt aan de linkerkant, omdat het totaalbedrag niet klopt. Er zijn twee manieren om dit gemakkelijk op te lossen, namelijk het btw-bedrag automatisch aanpassen of het verschil boeken.
Factuur
Onder het kopje Factuur vind je de Omschrijving, het Type (inkoop of verkoop), het Factuurnummer en de Vervaldatum. Deze zaken worden automatisch herkend. Op de factuur kun je zien welke elementen corresponderen met de velden.
De vervaldatum wordt ingevuld op basis van de herkende relatie. Als daar een betalingstermijn is ingevuld, berekend het systeem automatisch de vervaldatum.
Relatie
Onder het kopje Relatie is alle informatie van de herkende (of geselecteerde) relatie te vinden.
Is niet de juiste relatie herkend, dan kun je uiteraard zelf een relatie selecteren door op de blauwe relatienaam te klikken.
Mochten er bepaalde relatiegegevens ontbreken, dan kun je op het vergrootglas klikken om deze aan te vullen. In een nieuw paneel zal de relatiekaart geopend worden. Zo kun je eenvoudig o.b.v. de factuur de relatiegegevens bijwerken.
Is er nog geen bestaande relatie, dan kun je met deze knop eenvoudig de KvK-database doorzoeken en een nieuwe relatie aanmaken:
Daarnaast hebben we een geïntegreerde KvK-koppeling, zodat het systeem bij een niet-herkende relatie een voorstel doet op basis van het KvK-bestand. Ook worden dan het IBAN en btw-nummer meteen gedetecteerd en ingevuld.
Factuurelementen taggen en KvK doorzoeken
Om een extra zekerheid in te bouwen dat de juiste relatie wordt herkend, kun je factuurelementen taggen.
Dit houdt in dat je een gedeelte van de factuur kunt selecteren (een logo, een kenmerkend stuk tekst etc.) en in de pop-up kunt kiezen voor Tag relatie. Wordt er vervolgens een andere factuur geupload waar dit element op voorkomt, dan zal het systeem automatisch de getagde relatie selecteren.
Dit is ook handig wanneer je facturen van verschillende vestigingen ontvangt, maar die wel onder één relatie wilt opslaan. Je tagt dan bijvoorbeeld het logo (mits deze op alle facturen op dezelfde plaats voorkomt) en forceert zo de herkenning van de relatie, ongeacht van welke afdeling of vestiging deze afkomstig is.
Wil je een relatie-element verwijderen, dan klik je eenvoudig in het oranje vlak op het rode kruisje:
Klopt de herkende relatie niet en staat de juiste relatie nog niet in je relatiebestand? Dan kun je eenvoudig met de knop naast het vergrootglas het KvK-bestand doorzoeken.
Zo maak je direct een nieuwe relatie aan op basis van de KvK-gegevens.
Het doorzoeken van de KvK om een nieuwe relatie aan te maken kun je overigens ook doen door een element te selecteren op de factuur. Je ziet dan in de pop-up de optie KvK doorzoeken.
Dubbele facturen herkennen
Wanneer het systeem al eerder een factuur met hetzelfde factuurnummer en afkomstig van dezelfde relatie heeft herkend, zal naast het kopje Factuur de melding Dubbel verschijnen:
De dubbele factuur open je gemakkelijk door op de rode knop met Dubbel te klikken. In een nieuw paneel kun je de factuur direct bekijken.
Je kunt de factuur alsnog verwerken (ook al is de knop rechts bovenin grijs), maar het systeem zal daarbij nog een melding geven.
Ben je er zeker van dat dit de eerste keer is dat je deze factuur ontvangt, controleer dan goed het factuurnummer van deze en de zogenaamde dubbele factuur.
Boekingsregels toevoegen en toepassen
Als er geen boekingsregels van toepassing zijn bij de relatie, dan zie je rechts bovenin de knop met Geen boekingsregels:
Zijn er wel boekingsregels aanwezig, dan worden ze meteen toegepast (afhankelijk van de instellingen bij Instellingen > Scan & Herken > Boekingsregels). Je ziet de boekingsregels dan ook in een pop-up rechts bovenin met de verschillende opties. Nadat je de keuze voor een van de opties hebt gemaakt, wordt de knop groen. Uiteraard kun je jouw keuze ook nog wijzigen.
Klik je daarna op de knop Verwerken, dan worden de boekingsregels meteen opgeslagen.
Projecten koppelen, artikelbeheer en voorraad bijwerken
Hoort de inkoopfactuur bij een project? Dan kun je dat bij het tabblad Project selecteren:
Je vindt de inkoopfactuur vervolgens ook terug bij het desbetreffende project.
Staan er nieuwe of bestaande artikelen van je op de factuur? Dan hoef je na het inboeken van je facturen niet óók nog je artikelbeheer en voorraad aan te passen – dat doe je direct bij de factuur!
- Artikel toevoegen: Klik bij het tabblad Artikelen op de groene plus rechtsboven. Voer de benodigde gegevens in en klik op Opslaan.
- Voorraad bijwerken: Kies bij het tabblad Artikelen het artikel waarbij je een voorraadmutatie wilt invoeren. Ook kun je gebruikmaken van de zoekbalk bovenaan. Klik op het menu en kies voor Voorraad bijboeken.