Scan & Herken via de mobiele app gebruiken is ideaal, maar ook via je computer kun je bonnen en facturen uploaden. Je kunt ze zelfs meteen na ontvangst via e-mail doorsturen. Zo haal je het maximale uit Scan & Herken!

Hieronder leggen we uit hoe je:

• bonnen of facturen uploadt,

• bonnen of facturen doorstuurt via e-mail,

• vervolgens bonnen en facturen kunt voorbereiden.

Uploaden

Pdf- of jpg-bestanden kun je ook vanaf je computer uploaden naar Workspace. Ga daarvoor naar Scan & Herken in het hoofdmenu en gebruik de balk bovenaan:

Doorsturen (factuurimport)

Ontvang je een factuur via e-mail van een leverancier, dan kun je die meteen forwarden/doorsturen naar Workspace – zelfs zonder in te loggen op je account. Stuur de bestanden (pdf of jpg)  door naar jouwsubdomein-inkoop@factuurimport.nl.

Facturen voorbereiden

Het voorbereiden van facturen is een extra stap voordat de facturen door Scan & Herken uitgelezen worden. Tijdens deze stap kun je eenvoudig de facturen die geupload zijn of per e-mail zijn binnengekomen splitsen, samenvoegen, draaien of bijsnijden.

Waarom moet ik facturen voorbereiden?

Deze stap is niet verplicht (behalve bij pdf-bestanden met meerdere pagina’s), maar het kan je veel tijd schelen. Je kunt sneller facturen uploaden via de factuurimport of één foto van meerdere bonnen maken, omdat je daarna alles nog kunt ordenen.

Heb je bijvoorbeeld haastig een bon gefotografeerd of ontvang je veel bestanden in één keer van een leverancier, dan zorg je tijdens het voorbereiden dat alle afbeeldingen netjes uitgesneden zijn en dat alle pagina’s die bij elkaar horen, ook worden gezien als één factuur.

Hoe werkt het voorbereiden van facturen?

Bij de Instellingen > Scan & Herken kun je een vinkje zetten bij Voorbereiden. Na het uploaden van facturen verschijnt er vervolgens altijd rechts bovenin een knop met Facturen voorbereiden. Als je hierop klikt, zie je kolommen met je uploads:

• Splitsen: Facturen die niet bij elkaar horen en gesplitst moeten worden, kun je verslepen naar een nieuwe of andere kolom of, als je met je muis eroverheen gaat, splitsen door te kiezen voor Losse factuur:

• Samenvoegen: Als verschillende uploads juist samengevoegd moeten worden tot één factuur, dan kun je die naar dezelfde kolom slepen.
• Draaien: Is een factuur gedraaid? Zet hem dan eenvoudig recht door met de muis over de factuur te gaan en te kiezen voor Draaien linksom of Draaien rechtsom. Ook kun je de factuur aanklikken (of voor Bewerken kiezen) en deze met de blauwe pijlen draaien:
• Bijsnijden: Een factuur of bon bijsnijden doe je door de upload aan te klikken en met je muis een kader aan te geven dat je wilt uitsnijden. Kies daarna voor Bijsnijden.

Zijn alle facturen voldoende voorbereid om het scanproces te starten? Klik dan bij de kolommen die leeg zijn of verwijderde facturen bevatten op het prullenbakje boven elke kolom.

De kolom wordt rood en zal verwijderd worden nadat je de facturen gaat verwerken. Bij de kolommen die wél moeten worden herkend plaats je een vinkje. Klik daarna op Versturen om Scan & Herken te starten. Je vindt de herkende facturen terug in het overzichtsscherm van Scan & Herken.

 

Meer weten over Scan & Herken? Bekijk de video’s hieronder voor ondernemers en accountancy:

Ondernemers:

Accountancy:

Voorbereiden:

Boeken van facturen: