Fouten
Om een synchronisatie tot stand te brengen moeten twee softwarepakketten met elkaar verbonden worden. Dat gebeurt met code die door beide pakketten is geschreven. Dit gaat bijna altijd zonder problemen, maar er kunnen foutmeldingen voorkomen. Die zie je hier terug:
- via Factuurverwerking > klik gewenste account aan > klik op de rode alert rechtsboven > kies voor Synchr. problemen > tabblad Fouten
- via Beheerder > Synchronisaties > klik gewenste account aan > tabblad Fouten
Je ziet dan het volgende scherm:
De codering van de fouten ziet er soms wat indrukwekkend uit, maar als je weet wat de foutmeldingen betekenen, kun je in veel gevallen zelf gemakkelijk het probleem verhelpen en de synchronisatie herstarten.
Daarom hebben we van de meest voorkomende fouten aangegeven wat ze betekenen en wat je kunt doen om de fout te verhelpen.
(Dit overzicht liever downloaden? Klik hier!)
Verschil tussen tabblad Fouten en tabblad Wachtrij facturen
Soms zijn er geen synchronisatieproblemen gedetecteerd en zie je dus via bovenstaande routes geen problemen staan. Het kan toch zo zijn dat bepaalde facturen niet gesynchroniseerd kunnen worden – die vind je op het tabblad Wachtrij facturen. Het verschil tussen de facturen op het tabblad Fouten en op het tabblad Wachtrij facturen luidt als volgt: facturen op het tabblad Fouten zijn door Workspace goedgekeurd en zijn naar Twinfield gestuurd. De foutmeldingen op dit tabblad is de respons van Twinfield. Facturen op het tabblad Wachtrij facturen kunnen facturen zijn die eenvoudigweg wachten op een handmatige synchronisatie (dit kun je instellen), maar het kunnen ook fouten zijn die nog vóór de synchronisatiepoging door Workspace zijn gedetecteerd (zoals het ontbreken van een balansrekening voor Debiteuren).
Foutmeldingen
Fout | freetext3: Vrij tekstveld 3 is niet toegestaan. |
Uitleg | In de synchronisatie-instellingen is aangegeven dat bijlagen naar Twinfield moeten worden gestuurd. Het vrije veld freetext3 is echter niet ingesteld om bijlagen (in- en verkoopfacturen) te kunnen tonen in Twinfield. |
Hoe los je de fout op? | Zie handleiding. In Twinfield moet je freetext3 beschikbaar stellen voor het dagboek Inkoopfactuur en Verkoopfactuur. Herstart daarna de synchronisatie voor deze factuur. |
Fout | Het is niet toegestaan om een combinatie van rekeningen op detailregels of btw-regels te gebruiken als dezelfde combinatie ook wordt gebruikt door een bank- of kasboek. De combinatie van rekeningen op deze regel wordt gebruikt door bank- of kasboek Kas (KAS). |
Uitleg | Wanneer grootboekrekeningen worden gebruikt voor kas of bank (KAS/BNK) in Twinfield, mogen deze niet voor factuurregels in Workspace worden gebruikt. |
Hoe los je de fout op? | Selecteer bij de factuurregels een andere grootboekrekening. |
Fout | performancecountry: NL is een ongeldig uitvoeringsland, omdat het gelijk is aan het land van de huidige administratie. |
Uitleg | Het geselecteerde btw-tarief impliceert een verkoop naar het buitenland (de referentie bij het btw-tarief is 3a/b), maar de debiteur die geselecteerd is, heeft als vestigingsland Nederland. M.a.w. het btw-tarief klopt niet met het land van de debiteur. |
Hoe los je de fout op? | Als de verkoop niets met het buitenland te maken heeft, dan heeft het geselecteerde btw-tarief de verkeerde categorie of referentie (in dit geval 3a/b). Dit moet aangepast worden in de Instellingen. Als je wel iets in het buitenland verkocht hebt, moet de debiteur een adres hebben dat in het buitenland ligt. Pas dit daarom aan in Relatiebeheer. |
Fout | performancevatnumber: Uitvoerings btw-nummer moet worden ingevuld. |
Uitleg | Het geselecteerde btw-tarief impliceert een verkoop naar het buitenland (de referentie bij het btw-tarief is 3a/b), maar het btw-nummer van de relatie is in Workspace onbekend of niet ingevuld. Het is verplicht om bij verkopen in of naar het buitenland het btw-nummer van de debiteur op de factuur te vermelden. |
Hoe los je de fout op? | Als de verkoop niets met het buitenland te maken heeft, dan heeft het geselecteerde btw-tarief de verkeerde categorie of referentie (in dit geval 3a/b). Dit moet aangepast worden in de Instellingen. Ook is het mogelijk dat je het verkeerde btw-tarief hebt geselecteerd. Als je wel iets in het buitenland verkocht hebt, moet je het btw-nummer van de debiteur op de factuur vermelden én in het Relatiebeheer bij de debiteur het btw-nummer invullen. Soms is het nodig om daarna de relatie opnieuw te selecteren op de factuur. |
Fout | performancetype: Uitvoeringstype moet worden ingevuld. |
Uitleg | Het geselecteerde btw-tarief impliceert een verkoop naar het buitenland (de referentie bij het btw-tarief is 3a/b), maar de factuurregel geeft niet weer dat het goederen/diensten betreft. In Workspace kan het voorkomen dat deze leeg is, bijvoorbeeld door het genereren vanaf een project/order. |
Hoe los je de fout op? | Als de verkoop niets met het buitenland te maken heeft, dan heeft het geselecteerde btw-tarief de verkeerde categorie of referentie (in dit geval 3a/b). Dit moet aangepast worden in de Instellingen. Als je wel iets in het buitenland hebt verkocht, moet je de factuurregel bewerken en aangeven dat het goederen/diensten betreft. |
Fout | Het formaat van de dimensiecode [voorbeeld] van dimensie [voorbeeld] op niveau 1 moet voldoen aan het formaat [voorbeeld]. |
Uitleg | Het nummer van deze balansrekening in Workspace komt niet overeen met het nummer van die balansrekening in Twinfield. |
Hoe los je de fout op? | In de Instellingen van de grootboekrekeningen kun je aan bepaalde grootboekrekeningen tags toekennen. Met deze tags (Debiteuren, Crediteuren en Betalingsverschillen) geef je aan welke grootboekrekeningen ook balansrekeningen zijn. In dit geval is de tag niet bij de juiste grootboekrekening geplaatst. |
Fout | Het formaat van het dimensietype CRD van dimensie [voorbeeld] op niveau 2 moet voldoen aan het formaat KPL. |
Uitleg | In Twinfield kun je per relatie forceren dat elke transactie voor die relatie een kostenplaats moet hebben. In dit geval ontbreekt de kostenplaats in Workspace voor deze transactie. |
Hoe los je de fout op? | Specificeer een kostenplaats voor deze transactie door de factuurregel te bewerken. |
Fout | Grootboekrekening [voorbeeld] met nummer [voorbeeld] vereist de specificatie van een relatie of kostenplaats. |
Uitleg | In Twinfield kun je per grootboekrekening forceren dat elke transactie die op de betreffende grootboekrekening wordt geboekt, een kostenplaats moet hebben. In dit geval ontbreekt de kostenplaats in Workspace voor deze transactie. |
Hoe los je de fout op? | Specificeer een kostenplaats voor deze transactie door de factuurregel te bewerken. |
Fout | Debiteuren met nummer [voorbeeld] vereist de specificatie van een relatie of kostenplaats. |
Uitleg | Bij de factuurregel is een grootboekrekening geselecteerd die getagd is als balansrekening. |
Hoe los je de fout op? | Kies een andere grootboekrekening (die geen balansrekening is) bij de factuurregel. |
Fout | Er bestaat geen periode voor datum [voorbeeld]. |
Uitleg | De periode van de boeking wordt door Twinfield bepaald aan de hand van de factuurdatum. Twinfield bepaalt de periode van de boeking op basis van de factuurdatum. De betreffende periode is niet beschikbaar of gesloten in Twinfield. |
Hoe los je de fout op? | Deze periode moet beschikbaar en opengezet zijn in Twinfield. |
Fout | Btw [voorbeeld] is van het type Inkoop terwijl het dagboek van het btw-type Verkoop is. |
Uitleg | Tijdens het opzetten van de boekhoudkoppeling ofwel synchronisatie met Twinfield is een btw-tarief van Workspace van het type Verkoop gekoppeld aan een btw-tarief van Twinfield van het type Inkoop. |
Hoe los je de fout op? | Koppel het betreffende btw-tarief aan het juiste btw-tarief in Twinfield. Zie ook stap 3 bij Synchronisatie met boekhoudpakket opzetten. |
Fout | Dimensie [voorbeeld] komt niet voor in administratie [voorbeeld]. |
Uitleg | De betreffende relatie is in Twinfield verwijderd. |
Hoe los je de fout op? | Kies een andere relatie in Workspace of maak de relatie opnieuw aan in Twinfield en koppel deze aan de juiste relatie in Workspace. Zie ook stap 4 bij Synchronisatie met boekhoudpakket opzetten. |
Fout | De boeking is niet in balans. Er ontbreekt [voorbeeldbedrag] debet.//De boeking balanceert niet in de basisvaluta. Er ontbreekt [voorbeeldbedrag] debet. |
Uitleg | Wanneer het ‘ontbrekende’ bedrag debet/credit hetzelfde is als het btw-bedrag, betekent dit dat de verlegd-status van het gebruikte tarief onjuist is. |
Hoe los je de fout op? | Het geselecteerde btw-tarief heeft de verkeerde categorie of referentie (in dit geval 3a/b). Dit moet aangepast worden in de Instellingen. |
Fout | Boeking is niet in balans. Er ontbreekt 0.55 debet.//De boeking balanceert niet in de basisvaluta. |
Uitleg | Als er aan een factuur een ‘vreemde’ factuurdatum is gekoppeld, zoals 01-01-1970, kan er soms met het toen geldende btw-tarief van 19% gerekend zijn i.p.v. het nu geldende tarief van 21%. Dit veroorzaakt een verschil. |
Hoe los je de fout op? | Controleer de factuurdatum in Workspace en/of in Twinfield en pas deze aan naar de juiste datum. |
Fout | Het is niet toegestaan om te boeken in een sjabloonadministratie. |
Uitleg | Het account in Workspace is gekoppeld aan een zogenaamde sjabloonadministratie in Twinfield. |
Hoe los je de fout op? | Koppel je Workspace-account via Boekhouding in het hoofdmenu aan een operationele Twinfield-administratie. Lees hier hoe je dit doet. |
Fout | Datum 01/01/1970 ligt voor de eerste datum (01/01/2000) van de btw IH (BTW 21%). |
Uitleg | Als de factuurdatum in Workspace ontbreekt, wordt er automatisch een datum van 01/01/1970 toegekend. Deze datum ligt volgens Twinfield vóór 2000, de eerste datum van de btw IH. Het ontbreken van een datum kan soms voorkomen bij inkoopfacturen waarbij de scans niet goed kunnen worden uitgelezen. |
Hoe los je de fout op? | Voeg in Workspace bij de desbetreffende factuur de juiste datum toe en synchroniseer deze handmatig of wacht tot de factuur automatisch opnieuw wordt gesynchroniseerd. |
Fout | Dimensie [voorbeeld] op niveau 1 mag niet worden gesubanalyseerd. |
Uitleg | Binnen Workspace is de verkeerde grootboekrekening als balansrekening gemarkeerd. |
Hoe los je de fout op? | In de Instellingen van de grootboekrekeningen kun je aan bepaalde grootboekrekeningen tags toekennen. Met deze tags (Debiteuren, Crediteuren en Betalingsverschillen) geef je aan welke grootboekrekeningen ook balansrekeningen zijn. In dit geval is de tag niet bij de juiste grootboekrekening geplaatst. |
Fout | Btw-code van de transactieregel komt niet overeen met de vastingestelde btw-code van de grootboekrekening |
Uitleg | In Twinfield kan bij een grootboekrekening worden geforceerd dat er alleen transacties met een specifiek btw-tarief op kunnen worden geboekt. |
Hoe los je de fout op? | Selecteer op de factuur de juiste grootboekrekening of het juiste btw-percentage. |
Fout | invalid_request |
Uitleg | Er is een storing opgetreden binnen Twinfield. Hierdoor kon er geen synchronisatie van gegevens plaatsvinden. |
Hoe los je de fout op? | Probeer gegevens handmatig te synchroniseren of wacht totdat de automatische synchronisatie opnieuw plaatsvindt. |
Fout | Access denied. Token invalid. |
Uitleg | Er zijn problemen met credentials, er kan niet worden ingelogd op Twinfield. Neem contact met ons op. |
Hoe los je de fout op? | Neem contact met ons op, zodat we kunnen uitzoeken waarom de inloggegevens niet werken. |
Fout | Grootboekrekening [voorbeeld] met nummer [voorbeeld] is verborgen. |
Uitleg | In Twinfield is de aangegeven grootboekrekening verborgen. |
Hoe los je de fout op? | Zorg dat de grootboekrekening in Twinfield beschikbaar is of kies een andere grootboekrekening op de factuur. |
Fout | Het is niet gelukt de eerste vrije code aan te maken die voldoet aan formaat *. |
Uitleg | De relaties in Twinfield krijgen een nummer volgens een door jou ingestelde structuur (of een standaard toegewezen structuur). Deze foutmelding betekent dat autonummering van debiteuren/crediteuren niet juist is ingesteld in Twinfield. |
Hoe los je de fout op? | Zorg dat in Twinfield een formaat is ingesteld dat geschikt is voor autonummering of kies een ander geschikt formaat. |
Fout | Ongeldig IBAN. |
Uitleg | Bij de geselecteerde relatie is geen geldig bankrekeningnummer ingevoerd. |
Hoe los je de fout op? | Zorg dat bij de relatie een geldig bankrekeningnummer is ingevoerd en vul daarnaast ook de naam van de bank in. |
Fout | Voor ICP-transacties is een btw-nummer vereist. |
Uitleg | Bij intracommunautaire transacties is het verplicht om het btw-nummer van de afnemer in te vullen. |
Hoe los je de fout op? | Zorg dat bij de relatie het juiste btw-nummer is ingevoerd. Is de transactie niet van intracommunautaire aard? Selecteer dan het juiste btw-tarief. |
Fout | Er is geen balansrekening gemarkeerd voor Crediteuren. |
Uitleg | Voor zowel Debiteuren, Crediteuren en Betalingsverschillen moet een grootboekrekening worden gekozen die als balansrekening wordt gemarkeerd. |
Hoe los je de fout op? | In dit geval is de tag niet bij de juiste grootboekrekening geplaatst. Ga naar Beheerder > Synchronisaties en kies de juiste administratie. Kies daarna op het tabblad Koppeling voor Grootboekrekeningen synchroniseren. Kies in het paneel rechts de juiste grootboekrekening, klik op de blauwe pijl en kies in het rechterpaneel dezelfde grootboekrekening. Op deze manier koppel je de grootboekrekeningen als het ware opnieuw, en kun je meteen deze grootboekrekening markeren als balansrekening. Dit doe je door in de pop-up bij Balans te kiezen voor Standaard Crediteuren. |
Fout | Het factuurnummer mag slechts 40 tekens lang zijn. |
Uitleg | Het factuurnummer van de factuur zoals deze in Workspace is ingevoerd of herkend, overschrijdt het door Twinfield toegestane maximum van 40 tekens. |
Hoe los je de fout op? | Controleer het factuurnummer in Workspace en pas deze aan naar een nummer dat minder dan 40 tekens bevat. |
Fout | Btw-nummer heeft niet het juiste formaat. |
Uitleg | Een Nederlands btw-nummer moet voldoen aan het volgende formaat: NLXXXXXXXXXBXX, waarbij de X staat voor een cijfer. |
Hoe los je de fout op? | Controleer het btw-nummer in Workspace en pas deze aan naar het juiste formaat. |
Facturen herstarten
Wanneer je het aangegeven synchronisatieprobleem hebt verholpen, kun je de facturen eenvoudig opnieuw synchroniseren met Twinfield. Hier zijn twee manieren voor: