Een mooie deal begint toch bijna altijd met de juiste offerte.
In Workspace geven we je alle vrijheid bij het opstellen van jouw offertes. Voeg eenvoudig je huisstijl toe, plaats artikelen, losse regels of tekstvelden en verstuur de offerte direct vanuit Workspace. Natuurlijk kun je ook bijlagen toevoegen.
Voor je het weet heb je een professionele, complete maar overzichtelijke offerte opgesteld, waarmee je klant na klant binnenhaalt.
Klaar om nieuwe klanten te verwelkomen? Lees dan snel verder om te zien hoe je:
-
een nieuwe offerte maakt,
-
een offerte vult met artikelen, losse regels of tekstvelden,
-
een offerte verstuurt met (standaard)bijlagen.
Nieuwe offerte aanmaken
Basisgegevens invoeren en opslaan
- Open vanuit het hoofdmenu de module Offertes en klik rechts bovenin op Nieuwe offerte.
- Geef helemaal bovenin aan wat de referentie van de offerte is.
- Kies op de offerte voor Klik hier om een klant te selecteren en kies een klant of voer direct een nieuwe klant in.
- Klik rechts bovenin op Opslaan:
De offerte heeft hiermee ook een offertenummer gekregen.
Offerteregels toevoegen
Nu kunnen we de offerte gaan vullen met regels. Afhankelijk van je abonnement kun je hier artikelen, losse regels of tekstvelden aan toevoegen.
- Klik op het groene plus-teken in het midden van de factuur om items of tekstvelden toe te voegen:
- Voer de gegevens in op het scherm dat verschijnt of kies een artikel en klik op het blauwe plus-teken achter het item.
Controleren en versturen
Nu de offerte is gevuld met regels en eventueel tekstvelden, kan deze verstuurd worden.
Tenminste, als je alles hebt gecheckt:
- moet er korting worden toegekend en zo ja, hoeveel?
- hoe moet de btw weergegeven worden?
- vereist de offerte nog een toelichting?
Daarna klik je bovenaan op Versturen.
Je ziet daar 3 mogelijkheden:
- Versturen per e-mail: Hiermee ga je de offerte direct vanuit Workspace versturen.
- Markeer verstuurd per post en Markeer verstuurd per e-mail: Dit kies je als je de offerte downloadt en buiten Workspace om verstuurt.
Waarschijnlijk kies je het vaakst voor Versturen per e-mail. Daarmee kom je in het verstuurscherm terecht:
De geadresseerde en de afzender worden automatisch ingevuld, maar je kunt deze nog overschrijven. Het standaard e-mailbericht kun je uiteraard ook instellen, waarbij je de tag Openbare url kunt toevoegen. Hiermee plaats je een link in je e-mailbericht waarmee je klant de offerte kan bekijken!
Als alles correct is ingevuld, dan klik je weer op Versturen om de e-mail met offerte en bijlagen daadwerkelijk te versturen.
Bijlagen
De offerte wordt altijd als bijlage meegestuurd. Bovendien kun je nog meer bijlagen toevoegen via het tabblad Bestanden:
Nu de offerte is gevuld met regels en eventueel tekstvelden, kan deze verstuurd worden.