Binnen Workspace doen we altijd ons uiterste best om je zo veel mogelijk informatie te geven in één keer. Maar dan wel zo overzichtelijk mogelijk.
We leggen je hieronder uit:
-
uit welke tabbladen het overzicht bestaat,
-
welke kolommen je in het overzicht aantreft,
-
hoe de zoek- en filterfuncties werken,
-
welke functies er in het menu achter elke regel zitten.
Zo blijf je nog sneller op de hoogte van het offertetraject!
Tabbladen
Je ziet 3 verschillende tabbladen, namelijk Alle, Status en Niet opgeslagen:
Als je al wat langer met Workspace werkt, zul je achter de namen van de tabbladen blauwe tellers zien staan. Die geven aan hoeveel offertes er in dat tabblad te vinden zijn.
De inhoud van de tabbladen spreekt voor zich:
- Alle: Hier vind je alle offertes die je gemaakt hebt, ongeacht de status.
- Status: Op dit tabblad kun je de verschillende offertes direct filteren op status: Concept, Verstuurd, Geaccepteerd en Geannuleerd:
- Niet opgeslagen: Hier vind je de offertes die je hebt gemaakt, maar die je (nog) niet hebt opgeslagen. Ze hebben dus nog geen status.
Kolommen
Het offerteoverzicht bestaat uit 6 kolommen, namelijk Nummer, Omschrijving, Debiteur, Status, Waarde (excl. btw) en Datum:
De kolommen geven respectievelijk de volgende informatie: het offertenummer, de omschrijving, de relatie aan wie de offerte is gericht, de waarde van de offerte exclusief de btw en de eventuele datum waarop de offerte is verstuurd.
Status
Afhankelijk van de status heeft de informatie in deze kolom een verschillende kleur. Zo zie je direct in welke fase de offerte zich bevindt. Offertes die nog niet verstuurd zijn, hebben een blauwe kleur. Oranje staat voor verstuurde maar nog niet geaccepteerde offertes. Groen houdt in dat de offerte geaccepteerd is, terwijl geannuleerde of niet-geaccepteerde offertes rood zijn.
Datum
In deze kolom kun je per offerte een verschillende kleur zien. Als de offerte (nog) niet verstuurd is, zie je hier in het grijs staan Niet verstuurd.
Vanaf de verstuurdatum gaat er een zogenaamde voortgangsbalk lopen. Gedurende 2 weken loopt deze oranje balk langzaam vol. Na 2 weken zal de balk rood worden.
Is de offerte geaccepteerd, dan wordt de informatie groen en verdwijnt de voortgangsbalk.
Zoek- en filterfuncties
Rechts bovenaan het overzicht zie je een vergrootglas en filter-icoon:
Klik op het vergrootglas om een zoekterm in te voeren. Je kunt hier zoeken op omschrijving en op relatie.
Het filtermenu bestaat uit maar liefst 9 filters. Bij de filters Offertenummer, Omschrijving, Verstuurd na, Verstuurd voor, Aangemaakt na, Aangemaakt voor kun je zelf een zoekterm invoeren.
Bij de filters Debiteur, Status en Medewerker kun je kiezen uit een aantal opties als je op Geen filter klikt.
Menu-functies
Als je op het zogenaamde hamburgermenu klikt aan het eind van elke regel, dan zie je een viertal opties verschijnen:
Open zorgt er uiteraard voor dat de offerte geopend wordt. Contact bekijken opent de relatiepagina en met Dupliceren maak je een exacte kopie van de offerte. Klik je op Verwijderen, dan wordt de offerte uit Workspace verwijderd (er wordt eerst om een bevestiging gevraagd).
Nu kun je alle informatie op het overzichtsscherm beter interpreteren en sneller verwerken. Ook makkelijk: veel overzichtsschermen in Workspace zijn op dezelfde manier opgebouwd!