Prettig toch, om te zien dat je facturen betaald worden? Betalingen registreren is daarom in principe geen vervelend klusje.
Maar dan moet het registreren van betalingen wel gemakkelijk gaan, anders verdwijnt de lol ervan snel. Gelukkig hebben we binnen Workspace verschillende snelle, efficiënte manieren om een factuur te voorzien van de juiste betaling.
We leggen hieronder uit hoe je een betaling registreert via
-
het factuuroverzicht,
-
het tabblad Betalingen bij een factuur,
-
de functie Bankbetalingen (automatisch of handmatig).
Lees snel verder om jouw ideale werkwijze bij het registreren van betalingen te ontdekken!
Betaling registreren via het factuuroverzicht
Open je het factuuroverzicht, dan zie je een zogenaamd hamburgermenu aan het eind van iedere regel:
Als je hierop klikt, verschijnt de optie Betaling registreren. Met deze functie registreer je met één klik een betaling. Klaar!
Je ziet dat er nu in het overzicht ook in groene letters Betaald komt te staan. Een groene balk boven de geopende factuur geeft daarnaast ook aan op welke datum de factuur is voldaan.
Let op: Een betaling die je registreert via het factuuroverzicht wordt altijd automatisch een overboeking. Wil je een andere betaalmethode specificeren, dan kun je de betaling registreren via het tabblad Betalingen bij de geopende factuur of via de functie Bankbetalingen.
Betaling registreren via het tabblad Betalingen
Binnen een geopende factuur zie je een aantal tabbladen: Betalingen, Incasseren, Serienummers en Project:
In het tabblad Betalingen zie je rechts een groene plus. Hiermee kun je een betaling toevoegen aan de factuur:
Je kunt zoals je ziet het bedrag, de soort betaling en de betaaldatum invoeren. Daarbij kun je nog notities toevoegen.
Je ziet dat er nu in het overzicht (mits het volledige bedrag is betaald) ook in groene letters Betaald komt te staan. Een groene balk boven de geopende factuur geeft daarnaast ook aan op welke datum de factuur is voldaan.
Betaling registreren via de functie Bankbetalingen
Bekijk hieronder onze instructievideo:
Binnen Bankbetalingen kun je op twee manieren betalingen registreren bij facturen: handmatig en automatisch:
- Handmatige verwerking houdt in dat je de geuploade mutaties een voor een verwerkt door de juiste factuur erbij te zoeken.
- Voor automatische verwerking moet je een aantal instellingen doorlopen, waarbij je aangeeft welke gegevens moeten matchen om een betaling automatisch te verwerken.
Ben jij of is je accountant/boekhouder in het bezit van een Twinfield-abonnement? Dan profiteer je van een automatische bankkoppeling via het boekhoudpakket. Alle transacties worden ‘s ochtends vroeg automatisch ingeladen en, als je daarvoor kiest, direct verwerkt.
Dat bespaart je nog eens tijd!
Handmatige verwerking
Open in het hoofdmenu de functie Bankbetalingen. Via de groene knop rechtsboven, Mutaties uploaden, kun je het gedownloade bestand van je bank uploaden:
Nadat Workspace de bij- en afschrijvingen heeft ingelezen, zie je deze in het overzicht onder Openstaand verschijnen.
Klik een transactie aan om deze te openen . Gebruik de groene vinkjes om de betaling te boeken op de juiste factuur of de juiste grootboekrekening:
De factuur zal nu in het overzicht van de verkoopfacturen gemarkeerd zijn als Betaald en er zal een betaling bij geregistreerd staan.
Wil je deze transactie overslaan en de volgende gaan verwerken, dan kun je bovenaan op de knop Transactie overslaan klikken:
Automatische verwerking
Door in het overzicht van transacties bovenaan het scherm op het tandwiel te klikken, open je de instellingen voor het automatisch verwerken van transacties.
Plaats een vinkje bij Ingeschakeld om in te stellen dat bij- en afschrijvingen door Workspace mogen worden gelinkt aan een factuur, om vervolgen een betaling daarbij te registreren:
Vink daarna de elementen aan waarmee een match moet zijn om de automatische verwerking te starten. Vind je het alleen belangrijk dat het factuurnummer overeenkomt, maar is het IBAN niet van belang? Dan vink je alleen Factuurnummer aan. Zo kun je zelf kiezen op basis van welke gegevens de mutaties worden verwerkt.
Als alle door jou vereiste gegevens van een mutatie matchen met een bepaalde in- of verkoopfactuur, dan wordt deze meteen verwerkt: er wordt een betaling geregistreerd bij de juiste factuur en als het bedrag volledig is, wordt de factuur als Betaald gemarkeerd.
Deze transacties vind je terug onder het tabblad Verwerkt.
In de overige tabbladen vind je:
- alle transacties (Alle)
- alle transactie die gedeeltelijk gematcht zijn aan een factuur, maar nog openstaan (Open matches)
- alle transacties zonder match die nog openstaan (Open zonder matches)
Zo kun je dus op verschillende manieren snel (of razendsnel) facturen voorzien van een betaling!