Oplopende factuurnummers is één van de eisen die de Belastingdienst aan verkoopfacturen stelt. Je mag wel zelf de structuur bepalen en met welk nummer je start. In Workspace regel je dit in een handomdraai!
Hieronder lees je hoe je:
-
de structuur van je factuurnummers instelt,
-
het startnummer bepaalt,
-
een factuurnummer toevoegt aan een factuur,
-
een factuurnummer verwijdert of een factuur hergebruikt.
Structuur van factuurnummers instellen
Open de Instellingen vanuit het hoofdmenu en ga naar Facturatie > Factuurnummers. Onder het kopje Opbouw factuurnummer kun je bij Structuur bepalen uit welke elementen je factuurnummer moet bestaan.
Hierbij kun je gebruikmaken van de beschikbare codes die je in het kader eronder vindt. Dit zijn dynamische omschrijvingen die automatisch worden ingevuld met de juiste gegevens:
Daarna kun je het aantal cijfers in het volgnummer bepalen. Je kunt kiezen uit een getal van 1 tot 6 cijfers. (Verwacht je een bijzonder succesvol jaar, dan kun je altijd met ons contact opnemen voor een volgnummer met meer dan 6 cijfers. 😉)
Startnummer bepalen
Als je bij je allereerste factuur in Workspace een factuurnummer wilt toevoegen, krijg je automatisch een pop-up met de vraag wat het eerste volgnummer moet zijn. Zorg er wel voor dat je de structuur van je factuurnummering al hebt vastgesteld!
Mocht je niet het juiste startnummer hebben gekozen, dan kun je het factuurnummer verwijderen.
Factuurnummer toevoegen aan een factuur
Een factuurnummer kun je op twee manieren toevoegen aan een factuur:
- via de extra acties bij de desbetreffende factuur
- tijdens het versturen van de factuur
Let op: Als een factuur een nummer heeft, kun je de factuur niet meer verwijderen. Het is een eis van de Belastingdienst dat je facturen een oplopende nummering hebben, zonder dat hier gaten tussen vallen.
Als je de factuur opent, zie je rechtsboven een icoon met een menu. Kies in dit menu voor Factuurnummer genereren om een factuurnummer toe te voegen:
Wil je de factuur versturen en er is nog geen factuurnummer toegekend, dan krijg je een pop-up zodra je een verzendwijze kiest:
Klik op Genereren om de factuur een nummer te geven en naar het verstuurscherm te gaan.
Factuurnummer verwijderen of factuur hergebruiken
Het kan gebeuren dat je per abuis een factuurnummer hebt toegekend aan een factuur of dat je een factuur wilt verwijderen die al genummerd is.
Omdat je facturen oplopende nummers moeten hebben, kun je genummerde facturen logischerwijs niet meer verwijderen. Om je hierin toch tegemoet te komen, hebben we twee manieren om op dit te lossen: het factuurnummer van de laatste factuur verwijderen of de factuur hergebruiken:
- Factuur hergebruiken:Met deze functie verwijder je alle informatie van een factuur, behalve het nummer. Je wist dus in één keer de geadresseerde, factuurregels en eventuele kortingen. Vervolgens kun je de factuur opnieuw adresseren en vullen met regels.
Let op: Als je de factuur al hebt verstuurd naar de klant, is het niet toegestaan het factuurnummer te verwijderen of de factuur te hergebruiken. Je zult een eventueel incorrecte factuur dan moeten crediteren en een nieuwe factuur moeten maken.
Benieuwd naar hoe je de lay-out van een factuur wijzigt? Klik hier!