Ga in het submenu van Projecten naar Hoofdprojecten. Maak vervolgens via de groene plus een nieuw hoofdproject aan.
Zie ook: Hoofd- en deelprojecten
Ga in het submenu van Projecten naar Hoofdprojecten. Maak vervolgens via de groene plus een nieuw hoofdproject aan.
Zie ook: Hoofd- en deelprojecten
Open het hoofdproject en klik op het groene koppel-icoon. Selecteer het juiste project en klik op de blauwe plus. Je kunt ook het deelproject openen en bij Hoofdproject het juiste hoofdproject selecteren.
Zie ook: Hoofd- en deelprojecten
De startdatum wordt bepaald aan de hand van de vroegste startdatum van alle deelprojecten. De deadline wordt bepaald aan de hand van de laatste deadline van alle deelprojecten.
Zie ook: Hoofd- en deelprojecten
Een hoofdproject kan drie statussen hebben: Concept, In behandeling of Afgerond:
Je kunt de status van een hoofdproject niet handmatig aanpassen.
Zie ook: Hoofd- en deelprojecten
Jazeker, onderaan de overzichtspagina van een hoofdpagina zie je een tijdlijn. Hierop zie je alle deelprojecten en hun voortgang, gebaseerd op ingevoerde startdata en deadlines.
Zie ook: Hoofd- en deelprojecten
Dat kan: ga naar Instellingen > Scan & Herken en vink Voorbereiden aan. Dit houdt in dat elke upload eerst moet worden voorbereid voordat het herkennen wordt gestart. Let op: ook als je dit vinkje niet plaatst, zullen pdf-bestanden die uit meer dan 1 pagina bestaan, alsnog voorbereid moet worden.
Zie ook: Facturen voorbereiden
Na het uploaden via je computer, mobiele app of factuurimport zie je rechtsboven een knop met Voorbereiden.
Als je hierop klikt, zie je kolommen met je uploads:
Zijn alle facturen voldoende voorbereid om het scanproces te starten? Klik dan bij de kolommen die leeg zijn of verwijderde facturen bevatten op het prullenbakje boven elke kolom. De kolom wordt rood en zal verwijderd worden nadat je de facturen gaat verwerken. Bij de kolommen die wêl moeten worden herkend plaats je een vinkje. Klik daarna op Versturen om Scan & Herken te starten. Je vindt de herkende facturen terug in het overzichtsscherm van Scan & Herken.
Zie ook: Scan & Herken: Facturen uploaden, doorsturen en voorbereiden
Klik een herkende factuur aan vanuit het overzicht. Bij het tabblad Artikelen links in beeld kies je voor de groene plus. Hier kun je direct een nieuw artikel aanmaken.
Zie ook: Scan & Herken: Factuurinformatie goedkeuren en verwerken
E-mails die vanuit Workspace worden gestuurd zonder domeinvalidatie kunnen bij uitzondering in de spamfolder of ongewenste reclame van de klant terechtkomen. Het gebeurt zelden tot nooit dat de e-mail helemaal niet aankomt.
Sommige e-mailprogramma’s blokkeren een e-mail zonder domeinvalidatie of plaatsen deze in de spamfolder. Er wordt dan niet herkend dat deze e-mail van jouw eigen e-maildomein afkomstig is – je verstuurt de e-mail tenslotte via Workspace. Om dit te voorkomen kun je binnen Workspace dit domein valideren. E-mailprogramma’s beschouwen de gestuurde e-mail dan als volledig afkomstig van jouw e-mailadres, zonder tussenkomst van ander een platform zoals Workspace.
We adviseren je de domeinvalidatie te laten uitvoeren door de beheerder van jouw domein/website.
Bekijk ook onze instructievideo!
Ieder pakket en iedere losse module heeft een eigen proefperiode van 30 dagen. Ben je dus alleen in de gelegenheid om het pakket Administratie uit te proberen? Activeer dan alleen dit pakket en test andere functies op een later moment – zo haal je het meeste uit je proefperiode.
Zie ook: Mijn account: Proefperiode starten.
Open de relatie (dit kan een debiteur, crediteur of beide zijn). Klik onder Relatiegegevens bij Prioriteit op ‘Normaal’. (Als je dit voor het eerst doet, heeft een relatie altijd prioriteit ‘Normaal’. Daarna kan er ook ‘Laag’ of ‘Hoog’ staan.)
Kies in de dropdown de gewenste prioriteit. Deze wordt direct opgeslagen:
In het relatieoverzicht zie je nu in de kolom Prio de prioriteit die aan een klant is toegekend.
Nee, alleen als je bij Instellingen > Scan & Herken een vinkje zet bij Voorbereiden, zul je door deze stap worden geleid. Als je een pdf-bestand van meerdere pagina’s uploadt, moet je echter altijd deze stap doorlopen.
Zie ook: Scan & Herken: Facturen uploaden, doorsturen en voorbereiden
De status van een werkzaamheid moet Afgerond zijn om de uren te kunnen accorderen. Het facturatieprofiel moet ingesteld zijn op Achteraf accorderen.
Uren accorderen kun je alleen als je hier rechten toe hebt. Als admin of beheerder kun je dit altijd. Heb je beperkte rechten als gebruiker, dan moet je in ieder geval de rechten Werkzaamheden inzien en Werkzaamheden goedkeuren hebben. Om het proces van uren accorderen volledig te kunnen beheren, heb je ook het recht Facturatieprofiel beheren nodig.
Om de juiste uren te selecteren, ga je naar Werkzaamheden in het hoofdmenu en kies je in het submenu voor Accorderen. Bovenaan het scherm kun je filteren op:
Als je een filter aan hebt staan, kun je deze d.m.v. het kruisje erachter weer verwijderen.
Vervolgens vink je de werkzaamheden aan waarvan je de werktijden of uren wilt accorderen en klik op Selectie verwerken om ze goed te keuren.
Om belangrijke statistieken niet verloren te laten gaan, kun je tijdens het accorderen van uren de verkochte uren en het uurtarief aanpassen. Ook kun je tijdens het accorderen op het tabblad Vaste prijs een vaste prijs invoeren.
Om de juiste uren te selecteren, ga je naar Werkzaamheden in het hoofdmenu en kies je in het submenu voor Accorderen. Bovenaan het scherm kun je filteren op:
Als je een filter aan hebt staan, kun je deze d.m.v. het kruisje erachter weer verwijderen.
Vervolgens vink je de werkzaamheden aan waarvan je de werktijden of uren wilt accorderen en klik op Selectie verwerken om ze goed te keuren, of kies je in het menu achter de werkzaamheid voor Accorderen om de details van de werkzaamheid in te zien.
Klik op de werkzaamheid (of kies erachter in het menu voor Accorderen) om de werkzaamheid te bekijken of vink meerdere werkzaamheden aan en kies Selectie verwerken om ze direct te accorderen.
Wanneer de kostprijs is ingevoerd en er uren zijn geregistreerd, zie je de marge terug in het overzicht van werkzaamheden onder de kolom Marge. Ook zie je hier de kolommen Waarde en Kostprijs.
Ook als je de desbetreffende werkzaamheid opent, kun je de marge zien bij het tabblad Facturatie.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge
Over eerder ingevoerde werktijden wil je natuurlijk ook de marge weten. Daarom hebben we het mogelijk gemaakt om heel gemakkelijk de kostprijs toe te voegen d.m.v. onze batchfunctie. Ga naar Instellingen > Werkzaamheden > Categorieën & Tarieven en klik op het tabblad Medewerkers. Klik op het icoon rechtsboven en maak een selectie van uren waaraan je de kostprijs toe wilt voegen.
Klik vervolgens op Update, waarna je een melding krijgt te zien over hoeveel werktijden er zijn gevonden. Klik nogmaals op Update om de kostprijs toe te voegen aan deze werktijden.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge
Ga naar Instellingen > Werkzaamheden > Categorieën & Tarieven en klik op het tabblad Medewerkers. Klik op het menu-icoon achter de naam van een medewerker en kies voor Wijzigen. Onder het kopje Relatie kun je de kostprijs invullen.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge
Ga naar Instellingen > Werkzaamheden > Categorieën & Tarieven en klik op het tabblad Prioriteit. Klik op het menu-icoon achter een tariefsoort om een prioriteit toe te kennen.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge
Je kunt verschillende tarieven invoeren in Workspace, bijv. een vaste prijsafspraak voor een relatie, tarieven per medewerker en/of per categorie, standaard uurtarieven en buitenbundeltarieven. Je kunt de volgorde aangeven waarin Workspace de tarieven toepast bij urenregistratie. Moet er bijv. altijd als eerste worden gekeken naar een prijsafspraak met een relatie? Dan geef je deze de 1e prioriteit. Geldt het tarief van een medewerker bij de geselecteerde categorie altijd, tenzij er een prijsafspraak bestaat? Dan geef je Medewerker de 2e prioriteit. Zo kun je zelf bepalen welk tarief als eerste geldt.
Is er een tariefsoort niet beschikbaar? Dan laat Workspace deze buiten beschouwing bij het selecteren van het juiste tarief.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge
Je kunt zowel het standaard uurtarief als het algemene tarief per medewerker invoeren, maar ook het tarief per medewerker voor verschillende categorieën. Daarnaast kun je het buitenbundeltarief invoeren als het gaat om uren die bij een abonnement horen.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge
Ga naar Instellingen > Werkzaamheden > Categorieën & Tarieven kun je bij het tabblad Medewerkers aangeven wat het uurtarief is per medewerker. Je kunt daar zowel een algemeen uurtarief invullen als de tarieven voor de medewerker per categorie. Ook kun je aangeven wat de zogenaamde ‘buitenbundel-tarieven’ zijn, als het gaat om uren die bij een abonnement horen. Klik op het menu-icoon achter de naam van een medewerker en kies voor Wijzigen.
Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge