FAQ / Veel gestelde vragen

Hoe geef ik een relatie een prioriteit?

Open de relatie (dit kan een debiteur, crediteur of beide zijn). Klik onder Relatiegegevens bij Prioriteit op ‘Normaal’. (Als je dit voor het eerst doet, heeft een relatie altijd prioriteit ‘Normaal’. Daarna kan er ook ‘Laag’ of ‘Hoog’ staan.)
Kies in de dropdown de gewenste prioriteit. Deze wordt direct opgeslagen:

Prioriteit toekennen relatie - CRM

In het relatieoverzicht zie je nu in de kolom Prio de prioriteit die aan een klant is toegekend.

Wat is domeinvalidatie en hoe werkt het?

E-mails die vanuit Workspace worden gestuurd zonder domeinvalidatie kunnen bij uitzondering in de spamfolder of ongewenste reclame van de klant terechtkomen. Het gebeurt zelden tot nooit dat de e-mail helemaal niet aankomt.

Sommige e-mailprogramma’s blokkeren een e-mail zonder domeinvalidatie of plaatsen deze in de spamfolder. Er wordt dan niet herkend dat deze e-mail van jouw eigen e-maildomein afkomstig is – je verstuurt de e-mail tenslotte via Workspace. Om dit te voorkomen kun je binnen Workspace dit domein valideren. E-mailprogramma’s beschouwen de gestuurde e-mail dan als volledig afkomstig van jouw e-mailadres, zonder tussenkomst van ander een platform zoals Workspace.

We adviseren je de domeinvalidatie te laten uitvoeren door de beheerder van jouw domein/website.

Bekijk ook onze instructievideo!

Hoe selecteer ik de uren die ik wil accorderen?

Om de juiste uren te selecteren, ga je naar Werkzaamheden in het hoofdmenu en kies je in het submenu voor Accorderen. Bovenaan het scherm kun je filteren op:

  • opdrachtgever
  • categorie
  • medewerker
  • datum vanaf
  • datum t/m
  • project

Als je een filter aan hebt staan, kun je deze d.m.v. het kruisje erachter weer verwijderen.

Vervolgens vink je de werkzaamheden aan waarvan je de werktijden of uren wilt accorderen en klik op Selectie verwerken om ze goed te keuren, of kies je in het menu achter de werkzaamheid voor Accorderen om de details van de werkzaamheid in te zien.

Klik op de werkzaamheid (of kies erachter in het menu voor Accorderen) om de werkzaamheid te bekijken of vink meerdere werkzaamheden aan en kies Selectie verwerken om ze direct te accorderen.

Welke gegevens kan ik aanpassen tijdens het accorderen?

Om belangrijke statistieken niet verloren te laten gaan, kun je tijdens het accorderen van uren de verkochte uren en het uurtarief aanpassen. Ook kun je tijdens het accorderen op het tabblad Vaste prijs een vaste prijs invoeren.

Hoe accordeer ik meerdere werkzaamheden tegelijk?

Om de juiste uren te selecteren, ga je naar Werkzaamheden in het hoofdmenu en kies je in het submenu voor Accorderen. Bovenaan het scherm kun je filteren op:

  • opdrachtgever
  • categorie
  • medewerker
  • datum vanaf
  • datum t/m
  • project

Als je een filter aan hebt staan, kun je deze d.m.v. het kruisje erachter weer verwijderen.

Vervolgens vink je de werkzaamheden aan waarvan je de werktijden of uren wilt accorderen en klik op Selectie verwerken om ze goed te keuren.

Hoe zorg ik dat ik of een andere collega uren kan accorderen?

De status van een werkzaamheid moet Afgerond zijn om de uren te kunnen accorderen. Het facturatieprofiel moet ingesteld zijn op Achteraf accorderen.

Uren accorderen kun je alleen als je hier rechten toe hebt. Als admin of beheerder kun je dit altijd. Heb je beperkte rechten als gebruiker, dan moet je in ieder geval de rechten Werkzaamheden inzien en Werkzaamheden goedkeuren hebben. Om het proces van uren accorderen volledig te kunnen beheren, heb je ook het recht Facturatieprofiel beheren nodig.

Hoe wordt de status van een hoofdproject bepaald?

Een hoofdproject kan drie statussen hebben: Concept, In behandeling of Afgerond:

  • De status Concept wordt automatisch toegekend als er geen deelprojecten zijn óf als een of meer deelprojecten de status Concept of Geoffreerd hebben.
  • De status Afgerond wordt automatisch toegekend als alle deelprojecten de status Afgerond hebben.
  • In alle andere gevallen krijgt het hoofdproject de status In behandeling.

Je kunt de status van een hoofdproject niet handmatig aanpassen.

Zie ook: Hoofd- en deelprojecten

Kan ik instellen dat facturen standaard voorbereid moeten worden?

Dat kan: ga naar Instellingen > Scan & Herken en vink Voorbereiden aan. Dit houdt in dat elke upload eerst moet worden voorbereid voordat het herkennen wordt gestart. Let op: ook als je dit vinkje niet plaatst, zullen pdf-bestanden die uit meer dan 1 pagina bestaan, alsnog voorbereid moet worden.

Zie ook: Facturen voorbereiden

Hoe werkt het draaien, splitsen, samenvoegen of bijsnijden van een factuur?

Na het uploaden via je computer, mobiele app of factuurimport zie je rechtsboven een knop met Voorbereiden.
Als je hierop klikt, zie je kolommen met je uploads:

  • Facturen die niet bij elkaar horen en gesplitst moeten worden, kun je verslepen naar een nieuwe of andere kolom of, als je met je muis eroverheen gaat, splitsen door te kiezen voor Losse factuur.
  • Als verschillende uploads juist samengevoegd moeten worden tot één factuur, dan kun je die naar dezelfde kolom slepen.
  • Is een factuur gedraaid? Zet hem dan eenvoudig recht door met de muis over de factuur te gaan en te kiezen voor Draaien linksom of Draaien rechtsom. Ook kun je de factuur aanklikken (of voor Bewerken kiezen) en deze met de blauwe pijlen draaien.
  • Een factuur of bon bijsnijden doe je door de upload aan te klikken en met je muis een kader aan te geven dat je wilt uitsnijden. Kies daarna voor Bijsnijden.

Zijn alle facturen voldoende voorbereid om het scanproces te starten? Klik dan bij de kolommen die leeg zijn of verwijderde facturen bevatten op het prullenbakje boven elke kolom. De kolom wordt rood en zal verwijderd worden nadat je de facturen gaat verwerken. Bij de kolommen die wêl moeten worden herkend plaats je een vinkje. Klik daarna op Versturen om Scan & Herken te starten. Je vindt de herkende facturen terug in het overzichtsscherm van Scan & Herken.

Zie ook: Scan & Herken: Facturen uploaden, doorsturen en voorbereiden

Hoe bepaal ik de verschillende tarieven per medewerker?

Ga naar Instellingen > Werkzaamheden > Categorieën & Tarieven kun je bij het tabblad Medewerkers aangeven wat het uurtarief is per medewerker. Je kunt daar zowel een algemeen uurtarief invullen als de tarieven voor de medewerker per categorie. Ook kun je aangeven wat de zogenaamde ‘buitenbundel-tarieven’ zijn, als het gaat om uren die bij een abonnement horen. Klik op het menu-icoon achter de naam van een medewerker en kies voor Wijzigen.

Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge

Wat houdt het instellen van prioriteit bij tariefselectie in?

Je kunt verschillende tarieven invoeren in Workspace, bijv. een vaste prijsafspraak voor een relatie, tarieven per medewerker en/of per categorie, standaard uurtarieven en buitenbundeltarieven. Je kunt de volgorde aangeven waarin Workspace de tarieven toepast bij urenregistratie. Moet er bijv. altijd als eerste worden gekeken naar een prijsafspraak met een relatie? Dan geef je deze de 1e prioriteit. Geldt het tarief van een medewerker bij de geselecteerde categorie altijd, tenzij er een prijsafspraak bestaat? Dan geef je Medewerker de 2e prioriteit. Zo kun je zelf bepalen welk tarief als eerste geldt.

Is er een tariefsoort niet beschikbaar? Dan laat Workspace deze buiten beschouwing bij het selecteren van het juiste tarief.

Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge

Hoe voeg ik de kostprijs toe aan eerder geregistreerde werktijden?

Over eerder ingevoerde werktijden wil je natuurlijk ook de marge weten. Daarom hebben we het mogelijk gemaakt om heel gemakkelijk de kostprijs toe te voegen d.m.v. onze batchfunctie. Ga naar Instellingen > Werkzaamheden > Categorieën & Tarieven en klik op het tabblad Medewerkers. Klik op het icoon rechtsboven en maak een selectie van uren waaraan je de kostprijs toe wilt voegen.

Klik vervolgens op Update, waarna je een melding krijgt te zien over hoeveel werktijden er zijn gevonden. Klik nogmaals op Update om de kostprijs toe te voegen aan deze werktijden.

Zie ook: Uurtarieven: Per medewerker, prioriteiten, tariefselectie, marge

Hoe werkt de proefperiode?

Ieder pakket en iedere losse module heeft een eigen proefperiode van 30 dagen. Ben je dus alleen in de gelegenheid om het pakket Administratie uit te proberen? Activeer dan alleen dit pakket en test andere functies op een later moment – zo haal je het meeste uit je proefperiode.

Zie ook:  Mijn account: Proefperiode starten.