Als een factuur niet betaald wordt, is het tijd om actie te ondernemen. De eerste stap is het sturen van een herinnering waarmee je de openstaande factuur nogmaals onder de aandacht brengt. Gelukkig is dat met Workspace gemakkelijk te regelen en zélfs volledig te automatiseren.
Hieronder leggen we je uit hoe je:
-
een herinnering kunt versturen vanuit de vervallen factuur,
-
een herinnering kunt versturen vanuit het submenu van Verkoopfacturen,
-
meerdere herinneringen tegelijk kunt versturen,
-
volledig automatisch herinneringen verstuurt.
Lees snel verder om te zien hoe je snel en efficiënt jouw klant eraan herinnert de factuur snel te voldoen!
Liever een video bekijken hierover? Dat kan:
Herinneren vanuit de vervallen factuur
Je ziet op verschillende manieren of een factuur vervallen is:
- in het factuuroverzicht d.m.v. een alert:
- bij het openen van de factuur d.m.v. een rode balk:
Als je de factuur opent, zie je ook onder het kopje Informatie hoeveel dagen de factuur inmiddels vervallen is en hoe vaak er al een herinnering is verstuurd:
Om de herinnering te versturen, klik je op icoon rechts bovenaan de factuur en kies je voor Herinnering versturen. Je komt nu in het e-mailscherm terecht, waar je de naam en het e-mailadres van de afzender, de geadresseerde en het bericht zelf nog kunt aanpassen.
Klik daarna op het verstuur-icoon om de herinnering daadwerkelijk te versturen.
Herinneren vanuit het submenu van Verkoopfacturen
Kies in het hoofdmenu onder Verkoopfacturen voor Herinneren. Je ziet nu een lijst met facturen waarvan de vervaldatum is verstreken en dus in aanmerking komen om herinnerd te worden:
Vink de gewenste factu(u)r(en) aan of selecteer ze direct allemaal en klik op de groene pijl rechtsboven. Pas eventueel gegevens aan en verstuur de herinnering met het verstuur-icoon:
Let op: Het e-mailbericht zal op deze manier naar alle gekozen ontvangers gaan. Wil je de verschillende ontvangers apart aanspreken? Stuur dan een herinnering vanuit de factuur (zie punt 1 hierboven) of klik in dit overzicht op een factuur zonder een vinkje te plaatsen.
Automatisch herinneren
Om volledig automatisch herinneringen te versturen voor vervallen facturen, kun je bij Instellingen > Facturatie > Herinner-regels verschillende regels aanmaken. Zo bepaal jezelf de voorwaarden waaronder klanten met een vervallen factuur een reminder krijgen.
(Je kunt deze regels ook aanmaken via het submenu-item Herinneren. Klik dan op het tandwiel rechtsboven.)
Klik op de groene plus om een nieuwe regel aan te maken:
Geef een omschrijving aan de regel en vul de benodigde gegevens in of pas ze aan.
Je kunt zogenaamde tags gebruiken om dynamische omschrijvingen in de e-mail te verwerken. Met deze tags voeg je een code toe, die iedere keer dat de herinnering verzonden wordt, aangepast wordt met actuele informatie. Zo wordt de code {invoice.code} altijd veranderd in het betreffende factuurnummer en staat {invoice.date_due} voor de uiterste betaaldatum.
Klik daarna op Opslaan.
Je kunt net zo veel verschillende regels aanmaken voor het herinneringsproces als je wilt.