Je huisstijl heb je zorgvuldig gekozen. Je logo, briefpapier, kleurgebruik – alles is in overeenstemming met elkaar. Daarom is het belangrijk dat ook je facturen in jouw huisstijl worden gemaakt. In Workspace bieden we je daarom alle mogelijkheden om de factuur af te stemmen op de uitstraling van jouw onderneming.
Hieronder lees je hoe je:
-
de bedrijfsgegevens aanpast,
-
een logo toevoegt of verbergt,
-
een achtergrond toevoegt,
-
de referentie toont of verbergt,
-
de footer aanpast,
-
de tekst- en accentkleuren wijzigt,
-
verschillende factuurtemplates maakt.
Begin altijd met het klikken op dit icoon om de lay-out te kunnen wijzigen:
Vervolgens kun je alle blauwe vlakken aanklikken om ze te wijzigen, te verslepen of te verbergen:
Liever een video bekijken hierover? Dat kan:
Bedrijfsgegevens aanpassen
Klik op het blauwe vlak met je eigen bedrijfsgegevens om de inhoud te wijzigen en dynamische tags* (zoals KvK-nummer, btw-nummer of IBAN) toe te voegen.
Let op: Als je in het blauwe vlak je bedrijfsgegevens aanpast, dan geldt deze wijziging alleen voor deze factuur (of het template dat je eventueel gaat maken). Wil je structureel je bedrijfsgegevens wijzigen, ga dan naar Instellingen > Account > Algemene gegevens).
De bedrijfsgegevens verberg je door het vinkje te verwijderen bij Toon Bedrijfsgegevens.
Logo toevoegen/verbergen
Eén van de belangrijkste elementen in al je bedrijfscommunicatie: je logo. Grote kans dat je deze een prominente plaats op je factuur wilt geven. Dat doe je als volgt:
Klik op het standaardlogo dat Workspace aan de hand van je bedrijfsnaam maakt:
Sleep je logo naar het grijze veld of klik erop om een afbeelding te selecteren.
Misschien wil je juist het logo verbergen omdat je een achtergrond hebt waar je logo al in verwerkt is. In dat geval verberg je het logo door het vinkje te verwijderen bij Toon logo.
Achtergrond toevoegen/verbergen
Klik op afbeeldingsicoon rechts bovenaan de factuur om een achtergrond toe te voegen. Sleep je achtergrond naar het grijze veld of klik erop om een afbeelding te selecteren:
Bij het toevoegen van een achtergrond in de vorm van briefpapier wil je waarschijnlijk de bedrijfsgegevens en/of het logo te verbergen. Bekijk hoe je dit doet bij Bedrijfsgegevens aanpassen en Logo toevoegen/verbergen.
Referentie tonen/verbergen
De referentie van een factuur kun je helemaal bovenaan het scherm invoeren. Hoewel een referentie voor jezelf belangrijk is om het overzicht te bewaren, is het niet altijd noodzakelijk om dit op de factuur te vermelden.
Om de referentie te tonen of te verbergen klik je op het blauwe vlak met de referentie en plaats of verwijder je het vinkje bij Referentie tonen/verbergen:
Regelinformatie aanpassen
Op regelniveau heb je nog diverse mogelijkheden om de weergave aan te passen. Om te zien wat je kunt wijzigen, klik je op de regels. Er verschijnt dan een pop-up met Posten instellingen:
Als de regels worden getoond zoals jij dat wilt, klik je onderin de pop-up op Wijzigingen toekennen.
Footer aanpassen
Klik op de footer om de inhoud ervan te wijzigen. Ook hier kun je wijzigen met tags*. Daarnaast bepaal je de plaats van de footer door op de blauwe tekst in het vlak te klikken:
- Sticky op laatste pag.: Altijd de footer weergeven op de laatste pagina, als de factuur uit meerdere pagina’s bestaat.
- Sticky op de laatste pag. met posten: Altijd de footer weergeven op de laatste pagina die factuurregels bevat.
- Footer na laatste post: Altijd de footer weergeven direct na de laatste factuurregel of het laatste tekstvak.
Met de twee selectievakken kun je bepalen of je de btw wilt weergeven en of je, als er twee percentages worden gebruikt op de factuur, deze gesplitst wilt tonen.
Accent- en tekstkleur kiezen
Klik op één van de twee gekleurde cirkels onder de templates:
Met de cirkel links bepaal je de kleur van de lijnen boven en onder de factuurregels en met de cirkel rechts kies je de tekstkleur.
Templates maken
Als de lay-out van de factuur is ingesteld zoals jij het wilt en je huisstijl goed wordt weergegeven, dan klik je op het groene vinkje rechts bovenaan de factuur.
Je kunt vervolgens kiezen uit drie mogelijkheden:
- Nieuwe template: Maak van de huidige opmaak een nieuwe template om in de toekomst te gebruiken.
- Eenmalige template: Gebruik deze opmaak slechts eenmaal.
- Template overschrijven: Sla de wijzigingen in dit geopende template op.
Beweeg met je muis over een template en klik op het tandwiel op de verschillende opties te zijn:
*Tags zijn codes die staan voor gegeven die je ergens anders in de software hebt ingevoerd. Deze codes veranderen op het juiste moment in de juiste gegevens – ze zijn dus dynamisch.
Voorbeeld: Voeg je in de bedrijfsgegevens op de factuur de tag Uw e-mailadres toe, dan krijg je {client.email} te zien. Wanneer je klaar bent met het aanpassen van de lay-out en je slaat dit op, dan zie je dat deze code verandert in je e-mailadres. Als je het e-mailadres van je onderneming verandert in de instellingen, dan verandert ook de tag op de factuur.