Binnen Workspace vind je uitgebreide mogelijkheden om de door jou aangemaakte klantaccounts te beheren. Van het wijzigen van accountgegevens tot het aanpassen van abonnementen – met enkele klikken stel je de accounts precies in zoals jij dat wil.
Je vindt alle mogelijkheden in het submenu van het onderdeel Beheerder in jouw account. In dit artikel lees je welke mogelijkheden je hebt binnen het submenu Accounts.
Gebruik de kopjes hieronder om snel te schakelen naar:
-
alle opties in het accountoverzicht
-
alle opties op het tabblad Accountgegevens
-
alle opties op het het tabblad Relatie
-
alle opties op het het tabblad Gebruikers
-
alle opties op het het tabblad Facturen
-
alle opties op het het tabblad Abonnement
-
alle opties op het het tabblad Autorisatie
-
alle opties op het het tabblad Koppelingen
Accountoverzicht
Klik op Beheerder in het hoofdmenu en je komt meteen in het overzicht van alle klantaccounts die binnen jouw accountancy-omgeving vallen:
Je ziet hier, afhankelijk van het tabblad, de interne accounts (als je bijv. meerdere eigen bv’s aan elkaar hebt gekoppeld), de klantaccounts of alle accounts.
Vervolgens zie je de bedrijfsnaam, het type account, de eventuele vervaldatum, de laatste activiteit binnen het account en de status (Actief of Geblokkeerd).
Rechts bovenaan zie je de knop met Nieuw account waarmee je nieuwe accounts kunt aanmaken of een bestaand account kunt koppelen aan jouw accountancy-omgeving.
Gebruik het vergrootglas links bovenaan om te zoeken naar een account of klik op het menu achter een account om deze te openen of om over te schakelen naar dit account:
Tabblad Accountgegevens
Kies een account uit het overzicht om alle gegevens van dit account te zien:
Je vindt hier de bedrijfsinformatie en het subdomein, daaronder zie je administratieve gegevens en tenslotte de adresgegevens.
Deze kun je altijd wijzigen door op de blauwe tekst te klikken.
Let op: Gegevens die je hier wijzigt, wijzigen ook voor de klant. Bedrijfsgegevens die worden ingeladen op facturen die de klant maakt, worden daardoor ook gewijzigd. Ook pas je hiermee de gegevens in jouw Relatiebeheer aan.
Inloggegevens versturen
Rechts bovenaan elk tabblad zie je het groene verstuur-icoon. Hiermee verstuur je eenvoudig de inloggegevens van een account aan de desbetreffende klant:
Uiteraard kun je de adressen en het bericht aanpassen. Klik daarna nogmaals op het verstuur-icoon om het e-mailbericht te versturen.
Bijlagen uploaden, notities toevoegen en chatten
Bijlagen uploaden
Als je bijvoorbeeld contracten of andere documenten wil uploaden bij een account, dan kun je rechts bovenaan op het upload-icoon klikken:
Klik om een bestand op je computer te selecteren of sleep een bestand in het venster.
Notities toevoegen
Notities toevoegen aan een klantaccount doe je door op het notitie-icoon te klikken:
Klik vervolgens op de groene plus om een notitie te maken en sla deze op door het groene vinkje rechtsboven.
Chatten
Door op het chat-icoon (tekstballon) te klikken, kun je een gebruiker van het klantaccount kiezen waar je een bericht naar wil sturen:
Aan de gekleurde stip voor de naam kun je zien of de persoon online is (grijs betekent offline, groen is online). Klik op de naam om een bericht te typen en te versturen. Wanneer de gebruiker niet online is, ontvangt hij of zij een e-mail met jouw bericht.
Relatie openen in Relatiebeheer
Met de blauwe knop rechts bovenaan kun je vanuit het klantaccount direct de bijbehorende relatie openen in jouw Relatiebeheer:
Daar kun je o.a. alle bijbehorende Workspace-items inzien en aanmaken, gegevens inzien en wijzigen en interactiemomenten instellen.
Tabblad Relatie
Op het tabblad Relatie zie je de gegevens zoals die in jouw eigen Relatiebeheer staan:
Ook deze gegevens kun je altijd aanpassen. Klik hier voor een toelichting op de invulvelden.
Tabblad Gebruikers
Op het tabblad Gebruikers zie je alle gebruikers van het desbetreffende account:
Je kunt hier via de groene plus een nieuwe gebruiker aanmaken. Daarnaast heb je via het menu achter een gebruiker drie mogelijkheden: Medewerker bekijken, Gesprek starten en Wachtwoord wijzigen:
Hieronder lichten we deze mogelijkheden toe:
Medewerker weergeven
Als je klikt op Medewerker weergeven, zie je het e-mailadres, de naam, de status en de eventuele VoIP-code van deze gebruiker:
- Alle blauwe velden kun je wijzigen.
- Het vinkje bij Geactiveerd kun je verwijderen: de gebruiker is dan gedeactiveerd en kan niet meer inloggen. Ook betaal je alleen voor de dagen dat de gebruiker geactiveerd is.
- De VoIP-code is de interne code voor het toestel van de gebruiker. Om deze functie te gebruiken, moet je de functie Telefonie activeren (mits je een account hebt bij een VoIP-leverancier).
- Met het prullenbak-icoon kun je de gebruiker verwijderen uit het account. De items die aan deze gebruiker gekoppeld zijn, verdwijnen uiteraard niet. Wil je de gebruiker later toch weer toegang geven, dan zul je deze opnieuw moeten aanmaken.
Op het tabblad Rechten kun je de huidige rechten van de gebruiker binnen het account aanpassen:
Afhankelijk van het geactiveerde abonnement zie je hier meer of minder rechten.
Klik na het aanpassen van gegevens altijd rechtsboven op Opslaan.
Gesprek starten
Klik op Gesprek starten om te chatten met deze gebruiker. Er verschijnt dan onderaan het scherm een chatvenster waarin je jouw bericht kunt typen:
- Met de groene plus voeg je een andere deelnemer toe aan het gesprek.
- Met het menu naast Prive kun je het gesprek sluiten.
- De paperclip in de tekstbalk kun je gebruiken om bijlagen toe te voegen aan het gesprek.
Wachtwoord wijzigen
Is de gebruiker het wachtwoord kwijt van zijn of haar account, dan kun je op Wachtwoord wijzigen klikken. In de pop-up wordt direct een nieuw wachtwoord gegenereerd:
Ook kun je daar een zelfgekozen wachtwoord invoeren. Klik vervolgens op Resetten om dit wachtwoord te activeren.
Nieuwe gebruiker aanmaken
Dit doe je door op de groene plus rechtsboven te klikken:
en vervolgens de gebruikergegevens in te vullen:
De velden met een rode punt zijn verplicht.
Op het tabblad Afdelingen vind je de beschikbare afdelingen die je kunt selecteren voor de gebruiker (mits je deze eerder via Medewerkers in het hoofdmenu hebt aangemaakt).
Op het tabblad Rechten bepaal je welke rechten deze nieuwe gebruiker krijgt.
Klik vervolgens rechtsboven op Opslaan.
Tabblad Facturen
Op het tabblad Facturen vind je een overzicht van de laatste 20 facturen die je aan deze klant gestuurd hebt (indien van toepassing). Je ziet direct het factuurnummer, de omschrijving, de status, verstuurdatum en het bedrag:
Om alle facturen voor deze klant in te zien, klik je rechts bovenaan het overzicht op de blauwe pijl. Om direct een nieuwe factuur aan te maken, klik je op de groene plus.
Tabblad Abonnement
Op dit tabblad zie je alle gegevens omtrent het abonnement van de klant:
- Onder het kopje Algemeen kun je een algemene korting voor dit abonnement instellen, als je de kosten voor jouw rekening neemt. Ook kun je daar aangeven of het aanmaken van extra gebruikers (buiten de 2 standaard inbegrepen gebruikers) voor jouw rekening komt of voor die van de klant.
Daaronder zie je een grafische weergave van het abonnement: de startdatum van eventuele proefperiodes of betaalde pakketten en eventueel gedeactiveerde functies.
- Onder het kopje Pakketten zie je de beschikbare pakketten. Via het menu achter een pakket kun je een actief pakket wijzigen of deactiveren en andere pakketten betaald activeren of daar een proefperiode starten:
- Onder het kopje Modules vind je aanvullingen op onze pakketten die je op dezelfde manier als hierboven beschreven kunt (de)activeren of wijzigen.
Tabblad Autorisatie
Op het tabblad Autorisatie geef je jouw eigen medewerkers specifieke rechten voor bepaalde administraties. Klik op het menu achter een medewerker en kies voor Openen:
Op het volgende scherm zie je over welke administratie de rechten zijn verleend en welke dit precies zijn. Door middel van het plaatsen van vinkjes pas je de rechten eenvoudig aan. Ook kun je desgewenst een vervaldatum voor deze rechten instellen (bijvoorbeeld voor tijdelijke werknemers):
Klik daarna rechtsboven op het groene vinkje.
Let op: Binnen het tabblad Autorisatie stel je de rechten per medewerker en vervolgens per administratie in. Wil je groepen medewerkers en groepen administraties maken en zo sneller autorisatie verlenen? Ga dan naar het onderdeel Toegang en rechten binnen Beheerder.
Als je de autorisatie voor een medewerker helemaal wilt verwijderen, klik je op het menu achter een medewerker en kies je voor Verwijderen.
Tabblad Koppeling
Je vindt op het tabblad Koppeling de gegevens van de boekhoudkoppeling van dit account. Klik op het menu achter de boekhoudkoppeling en kies voor Bekijken:
- Op het tabblad Fouten vind je de eventuele synchronisatieproblemen. Dit zijn de fouten die we van het boekhoudpakket ‘terugkrijgen’ nadat we geprobeerd hebben om de facturen te synchroniseren. Vaak kun je de fouten oplossen door de factuurdatum te controleren of de juiste grootboekrekening te selecteren. Je vindt hier een overzicht van veel voorkomende synchronisatiefouten en hoe je ze kunt oplossen.
- Op het tabblad Wachtrij facturen vind je de facturen die nog niet gesynchroniseerd zijn met het boekhoudpakket:
De reden kan zijn dat je hebt ingesteld dat de synchronisatie handmatig moet verlopen. Het kan ook zijn dat er een administratieve oorzaak is. De reden vind je als met je muis over de alert beweegt:
- Op het tabblad Koppeling vind je de boekhoudkundige gegevens omtrent deze boekhoudkoppeling:
Een uitgebreide toelichting op dit scherm vind je in Accounts beheren: ‘Synchronisaties’ (volgt binnenkort).