Voor veel ondernemers is dit een herkenbaar probleem: een project moet orde scheppen in werkzaamheden door een duidelijk tijdschema en werkverdeling te bieden, maar de projecten zelf stapelen op. Al snel is het overzicht weg. Welk project heeft prioriteit, welke projecten hangen met elkaar samen en wat is precies het verband?
In dit onderdeel leggen we uit hoe je weer structuur in je projectmanagement krijgt door:
-
lopende projecten te groeperen,
-
nieuwe hoofd- en deelprojecten aan te maken,
-
de dynamische status van projecten aan te passen,
-
gecombineerde tijdlijnen te gebruiken.
Lopende projecten groeperen
Je hoeft niet te wachten op het volgende project – je kunt direct beginnen met de nieuwe inrichting van je projectbeheer.
Bepaal welke projecten gegroepeerd kunnen worden en maak de benodigde hoofdprojecten aan via Hoofdprojecten in het submenu van Projecten.
Vervolgens kun je op twee manieren je lopende projecten toevoegen aan het juiste hoofdproject.
Nieuw hoofdproject en deelproject aanmaken
Begin meteen goed bij een nieuw project: start een overkoepelend project en kies de projectleider, de opdrachtgever en voeg een omschrijving toe. Maak op het tabblad Projecten met de groene plus de benodigde deelprojecten aan:
Je ziet dat direct de juiste opdrachtgever wordt geselecteerd. Binnen het deelproject kun je te werk gaan zoals je gewend bent: werkzaamheden toevoegen, uren klokken, items koppelen en factureren, alles werkt hetzelfde als een regulier project.
Dynamische status van een project
Via het hoofdproject direct zien wat de status van de deelprojecten is – dat wordt mogelijk gemaakt met de dynamische statussen die worden toegekend.
Hoe wordt de status bepaald?
Een hoofdproject kan drie statussen hebben: Concept, In behandeling of Afgerond:
-
-
-
-
- De status Concept wordt automatisch toegekend als er geen deelprojecten zijn óf als een of meer deelprojecten de status Concept of Geoffreerd hebben.
- De status Afgerond wordt automatisch toegekend als alle deelprojecten de status Afgerond hebben.
- In alle andere gevallen krijgt het hoofdproject de status In behandeling.
-
-
-
Gecombineerde tijdlijn
Als je een hoofdproject opent, zie je onderaan het kopje Tijdlijn. Hier zie je alle deelprojecten weergegeven d.m.v. blauwe balken: