In dit onderdeel leggen we uit hoe je een boekhoudkoppeling kunt leggen met Exact of Twinfield. Een naadloze synchronisatie met het boekhoudpakket van je accountant of boekhouder – ideaal, toch? Geen gedoe met gegevensuitwisseling, maar direct alle relevante gegevens in de boekhoudsoftware, terwijl jij gewoon in Workspace kan blijven werken.
Let op: Het opzetten van een boekhoudkoppeling kan vragen oproepen die alleen je accountant of boekhouder kan beantwoorden. We adviseren dit daarom samen met je accountant of boekhouder te doen.
Heeft je accountant of boekhouder jouw Workspace-account aangemaakt? Dan is de synchronisatie met het boekhoudpakket waarschijnlijk al actief. Deze melding zie je bij het openen van Boekhoudkoppeling in het hoofdmenu.
Algemene informatie over de boekhoudkoppeling
Bij een actieve boekhoudkoppeling worden alle verkoop- en inkoopfactuurregels met het externe boekhoudpakket gesynchroniseerd. Deze regels bevatten uiteraard een prijs, grootboekrekening en btw-percentage. Uiteraard is het ook mogelijk om je relaties uit dit programma en die uit het boekhoudpakket met elkaar te koppelen. De (concept)betalingen vanuit het boekhoudpakket worden ook gesynchroniseerd met Workspace. Je kunt er ook voor kiezen om de bankmutaties vanuit Workspace door te zetten naar het boekhoudpakket.
Twinfield-gebruikers profiteren van een directe bankkoppeling, afkomstig vanuit het boekhoudpakket. Dat betekent dat elke ochtend de bankmutaties via de synchronisatie worden ingeladen in Workspace. Deze zie je terug in het onderdeel Bankbetalingen.
De synchronisatie kan zowel automatisch als handmatig plaatsvinden. Bij automatische synchronisatie hoef je niets te doen: alle gegevens worden vanzelf gesynchroniseerd met het boekhoudpakket. Als je kiest voor handmatige synchronisatie, ga je naar het tabblad Wachtrij facturen en zet je daar de items zelf door naar het boekhoudpakket.
Boekhoudkoppeling opzetten
Stap 1: Inloggen bij boekhoudpakket
Ga in het hoofdmenu naar Boekhouding en klik in het tabblad Koppeling op de blauwe pijl achter Inloggegevens:
Kies voor Twinfield of Exact en log in bij het boekhoudpakket. Daarna kun je de administratie kiezen die je wil koppelen en op Bevestigen klikken.
Stap 2: Grootboekrekeningen koppelen
Klik op de blauwe pijl achter Grootboekrekeningen om de grootboekrekeningen uit het programma te synchroniseren met het boekhoudpakket of om grootboekrekeningen te importeren.
Gebruik de blauwe pijlen achter de grootboekrekeningen om de Workspace-grootboekrekeningen te koppelen aan die uit het boekhoudpakket. Klik op om ontbrekende grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket te importeren:
Als alle grootboekrekeningen zijn gekoppeld, komt er een groen vinkje in het tabblad Koppeling. Daarna kun je verdergaan met stap 3.
Stap 3: Btw-tarieven koppelen
Klik op de blauwe pijl achter Btw-tarieven om, net als de grootboekrekeningen, de btw-percentages te koppelen of te importeren. De werkwijze van het synchroniseren en toevoegen is gelijk aan die van de grootboekrekeningen.
Stap 4: Relaties synchroniseren
Klik op de blauwe pijl achter Relaties synchroniseren om relaties te koppelen of te importeren. Gebruik het groene icoon om relaties uit het boekhoudpakket te synchroniseren met Workspace. Ook kun je de blauwe pijl achter een relatie gebruiken om deze aan te maken in het boekhoudpakket:
Heb je al relaties in het externe boekhoudpakket, dan klik je bij Externe relaties op het blauwe icoon om in één keer alle relaties uit Workspace te importeren in het boekhoudpakket.
Stap 5: Synchronisatie-instellingen
Klik op de blauwe pijl achter Synchronisatie activeren om de instellingen te bepalen en de synchronisatie te activeren:
Je kunt aangeven of:
- afletteringen gesynchroniseerd moeten worden (er wordt periodiek gecontroleerd of de transactie volledig is afgeletterd – zo ja, dan wordt de factuur automatisch als Betaald gemarkeerd);
- er een automatische of handmatige synchronisatie moet plaatsvinden;
- bijlagen (afbeeldingen van facturen) naar Twinfield meegestuurd moeten worden (je ziet in Twinfield de afbeeldingen van de bijbehorende facturen – hiervoor moet je instellingen wijzigen in Twinfield, de instructies vind je onder Instructies voor Bijlagen of je kunt ze hier downloaden);
- bankafschriften geïmporteerd moeten worden (hierbij profiteer je van de directe bankkoppeling van Twinfield, waardoor iedere ochtend de bankmutaties automatisch onder Bankbetalingen zijn te vinden).
Wachtrij facturen
Als je hebt aangegeven dat er een handmatige synchronisatie moet plaatsvinden, kun je de te synchroniseren items vinden in het tabblad Wachtrij facturen.
Vink aan welke items je wilt synchroniseren met het boekhoudpakket en klik rechtsboven op het groene vinkje:
De synchronisatie is nu actief! Omdat er soms synchronisatiefouten kunnen optreden (die zie je terug op het tabblad Fouten), hebben we de meest voorkomende fouten benoemd en uitgelegd. Ook kun je zien hoe je de fout zelf op kunt lossen. Je vindt dit overzicht hier.